critaoi - Mode d'Emploi

Parcours

Le parcours est un bon moyen pour accéder aux documents si vous n'avez pas a priori d'idées spécifique de ce que vous cherchez. Il existe deux moyens pour parcourir cette archive : par sujet et par année.

Pour parcourir l'archive, sélectionnez "Parcourir" dans le menu de la page d'accueil ou dans la barre de navigation affichée en haut de l'écran. Choisissez ensuite le mode de parcours que vous souhaitez adopter, par exemple "Sujet".

Une liste de valeurs possibles s'affichera alors, sélectionnez l'une d'entre elles, et on vous donnera une liste des références de documents de l'archive (s'il y en a) qui correspondent à cette valeur. Pour accéder au papier, cliquez simplement sur sa référence affichée à l'écran.

Sur la page de résumé, vous devriez pouvoir identifier quels sont les sujets abordés par ce document. En cliquant sur un de ces sujets, vous retournerez à la page de "parcours par sujet" correspondante.

Recherche

Les archives offrent deux niveaux de recherche : simple et avancée. Ils sont similaires, mais le formulaire de la recherche avancée vous permettra de d'accomplir une recherche plus fine en utilisant plusieurs champs. Pour accéder à la recherche simple vous pouvez utiliser le lien "Chercher dans l'Archive" de la page d'accueil ou de la barre de navigation en haut de chaque écran. Pour exécuter une recherche avancée, utilisez le lien "Recherche avancée" proposé en haut de la page de recherche simple.

Champs de Recherche Textuelle

Ils sont utilisés pour chercher dans des champs tels que résumé ou auteur. Ce sont les champs qui ont des zones de saisie de texte, et un menu déroulant qui s'affiche à leur droite. Entrez vos termes de recherche dans la zone de saisie. Vous pouvez décider comment le système utilisera ces termes en sélectionnant une des options à partir du menu qui se trouve à droite de la zone d'entrée.

Correspondant à tous, dans n'importe quel ordre.

Dans l'exemple montré, le système cherchera les enregistrements dans lesquels l'un des champs titre, résumé ou mots-clés contient à la fois le mot "patient" et le mot "soin".

Correspondant à l'un.

Dans l'exemple montré, le système recherchera les enregistrements dont au moins l'un des champs titre, résumé ou mots-clés contient le mot "patient" ou le mot "soin".

Correspondant comme une phrase.

Dans ce cas, le système recherchera vos mots exactement comme vous les avez tapés. Dans l'exemple, le système retournera tous les enregistrements contenant "soin du patient" dans l'un des champs titre, résumé ou mots clés.

Listes de valeurs

Elles vous permettent de sélectionner une ou plusieurs valeurs dans une liste pour que le système les recherche. Si aucune valeur de la liste n'est sélectionnée, le système va ignorer ce champ (c'est à dire il recherchera des enregistrement dans lesquelles ce champ aura n'importe quelle valeur).

Dans les cas où chaque enregistrement pourrait avoir plus d'une valeur de la liste, vous pouvez modifier le comportement de recherche en sélectionnant "une de ces valeurs" ou "toutes ces valeurs" dans le menu qui se trouve à droite de la liste.

Une de ces valeurs.

Si cette option est sélectionnée, tout enregistrement contenant n'importe laquelle des valeurs sélectionnées sera trouvé.

Toutes ces valeurs.

Si vous sélectionnez cette option, un enregistrement devra être associé à toutes les valeurs choisies pour être trouvé.

Années

Quand votre recherche porte sur le champ année, vous pouvez spécifier l'année seule ou la période qui vous intéressent:

1999

Ne recherche que les enregistrement dont l'année est "1999" ;

1987-1990

Recherche les enregistrements dont l'année est comprise entre 1987 et 1990 incluses ;

1995-

Recherche les enregistrements dont l'année est 1995 ou postérieure ;

-1998

Recherche les enregistrements dont l'année est antérieure ou égale à 1998

Champs Oui/Non

Certains champs peuvent avoir la valeur "oui" ou "non", par exemple le champ "Référé". Dans ce cas, le champ de recherche vous permet de spécifier si vous souhaitez que les enregistrements recherchés aient oui ou non comme valeur de ce champ, ou bien, si vous n'avez aucune préférence (auquel cas ce champ n'est pas utilisé pour chercher des enregistrements).

S'enregistrer

Certains services, tels que le dépôt de document, nécessitent que vous vous soyez préalablement enregistré auprès du système afin de pouvoir vous identifier. Lorsque vous vous enregistrez auprès du système, vous pourrez enregistrer un non d'utilisateur, une adresse mail et un mot de passe qui doivent être confirmés. Le système vous enverra un mail contenant une URL de confirmation à visiter pour valider le mot de passe.

Avant de pouvoir commencer à déposer des articles, vous devez apporter quelques renseignements personnels dans le formulaire (http://biblio.critaoi.auf.org/perl/users/record), le mail d'enregistrement contient les instruction à suivre pour le faire. Ce même formulaire peut être utilisé pour modifier des informations sur un utilisateur déjà enregistré.

Enregistrement d'un Dépôt

La première chose qu'il vous faudra faire, après vous être enregistré, est de remplir votre enregistrement d'utilisateur en utilisant le formulaire http://biblio.critaoi.auf.org/perl/users/record. Quand vous cliquez sur "Dépôt d'Articles", apparaît une option pour "Consulter/Modifier votre enregistrement utilisateur" : Sélectionnez cette option. Le formulaire de l'enregistrement d'utilisateur est décrit ci-dessous.

Une fois que vous aurez correctement rempli votre enregistrement d'utilisateur, la page "Dépôt d'Articles" affichera un certain nombre d'options ainsi que tous les articles sur lesquels vous travaillez ou avez soumis mais qui ne sont pas encore approuvés par un éditeur. Les options sont décrites ci-dessous. Notez que les options et les informations qui apparaîtront peuvent varier légèrement, selon si vous êtes dans un processus de dépôt de papiers ou si vous avez d'autres papiers en attente dans l'archive principale.

Votre Enregistrement Utilisateur

Votre enregistrement utilisateur est utilisé pour maintenir les informations de "contact" vous concernant. Certaines de ces informations seront associées aux publications que vous déposez ; d'autres sont destinées à l'usage purement interne de l'archive. Les informations générales telles que votre nom, URL, adresse et adresse Email sont publiques. Il est donc déconseillé d'y mettre votre adresse personnelle (habituellement, une adresse postale n'est pas obligatoire). Les informations concernant votre système d'exploitation ont pour seul but de mieux informer les administrateurs d'archives qui vous aideront si vous rencontrez des problèmes.

Entrez les informations appropriées dans le formulaire. Les champs portant un astérisque (sur le côté gauche de la zone de saisie), sont des champs obligatoires que vous devez remplir avant de pouvoir déposer tout papier dans l'archive.

Notez que vous ne pouvez pas changer votre adresse Email ici. Ceci est délibéré ; si vous entrez par mégarde une adresse Email incorrecte, le système n'aura plus aucun moyen de vous contacter. Les instructions pour changer votre adresse Email se trouvent dans "l'Espace Utilisateur".

Plutôt que de cliquer dans chaque zone de saisie avant d'y entrer quelque chose, utilisez, si votre navigateur le permet, la touche de tabulation pour déplacer votre curseur d'une zone de saisie à l'autre. Vous pourrez ainsi entrer l'information plus rapidement.

Quand vous aurez entré les informations appropriées, cliquez sur le bouton "Mettre à Jour l'Enregistrement" au bas du formulaire. Si le formulaire est rempli correctement, vous retournerez la page "Dépôt d'Articles". S'il y a un problème, le formulaire sera présenté de nouveau avec une description de l'erreur. Corrigez l'erreur et cliquez de nouveau sur "Mettre à Jour l'Enregistrement".

Votre espace de travail

Si vous commencez le dépôt d'un papier, vous pouvez à tout moment décider de remettre à plus tard le dépôt complet, et vous pouvez commencer un autre papier. Les papiers qui sont en cours de dépôt apparaissent dans votre espace de travail.

Si votre espace de travail est vide, ce qui sera le cas lors de votre première visite de cette page page, vous verrez un bouton "Cliquez ici pour commencer le dépôt d'un document". Ce bouton permet d'ajouter un nouvel enregistrement vierge à votre espace de travail et de commencer son édition.

Si vous avez des papiers dans votre espace de travail, vous verrez une liste de ces papiers avec des boutons d'option. Le titre de chaque papier en cours de dépôt apparaît dans la liste, ou son ID si vous ne lui avez pas encore donné de titre. Les différentes options sont les suivantes:

Suppression

Si vous sélectionnez un papier et cliquez sur ce bouton, ce papier sera supprimé de votre espace de travail et totalement détruit. On vous demandera bien entendu une confirmation, donc n'ayez pas peur des accidents de click. Les clones de chaque papier supprimé ne sont pas affectés.

Edition

En sélectionnant un papier dans votre espace de travail et en cliquant sur ce bouton, vous pourrez poursuivre son dépôt.

Dépôt

Lorsque vous êtes satisfaits, que le dépôt du papier est complet et les informations associées correctes, alors vous pouvez sélectionner le papier et cliquer sur ce bouton pour déposer le papier dans l'archive. Notez qu'en cas de problème avec ce papier (par exemple, si le dépôt du fichier document n'a pas bien fonctionné, ou si les informations bibliographiques associées ne sont pas valides), le système vous dira ce qui est erroné, et vous ne pourrez pas déposer le papier tant que ces problèmes ne seront pas résolus.

Le processus de dépôt est décrit dans la section suivante.

Nouveau

Ce bouton permet de créer un nouvel enregistrement vierge et de commencer le processus de dépôt.

Clone

Ce bouton génère un clone du papier sélectionné dans la liste. C'est utile si vous déposez plusieurs papiers avec des informations similaires. Vous pouvez remplir les informations communes, cloner ce papier, et ensuite éditer les clones, vous éviterez ainsi de saisir plusieurs fois les mêmes informations.

Le processus de dépôt

Le processus de dépôt est divisé en plusieurs étapes. Vous pouvez vous déplacer d'une étape à l'autre en utilisant les boutons "Précédent" et "Suivant" situés en bas de chaque écran. Ceci devrait être familier à tous ceux qui sont habitués à utiliser une interface de style "wizard", courante sur la plupart des systèmes d'exploitations modernes.

Ne craignez pas de perdre les informations que vous avez saisies quand vous pressez le bouton "Précédent" d'un formulaire : le système stocke tout ce que vous entrez quand vous le pressez. Néanmoins, n'utiliser pas le bouton "Précédent" de votre navigateur quand vous déposez des papiers.

Chaque étape du processus de dépôt est décrite dans les sections suivantes.

Type de dépôt

Dans cette écran, vous devez sélectionner l' options de la liste qui décrit le mieux votre papier, par exemple "article de conférence" ou "article de revue (paginé)". L'option que vous choisissez ici affectera les informations bibliographiques concernant votre dépôt que le système collectera dans les étapes ultérieures.

Cliquez ensuite sur le bouton "Suivant".

Suite/Commentaire

L'archives permet de relier entre elles plusieurs versions du même papier, ainsi que des commentaires et réponses aux commentaires. Ceci permet au lecteur de naviguer facilement à travers ces différentes versions, commentaires et réponses.

Si le papier que vous déposez est la nouvelle version d'un papier précédemment déposé dans l'archive, entrez son code d'identification (ID) dans la zone de saisie "Version Plus Récente De". Si vous avez utilisé l'option "Clone" lors de la phase de création du document, alors cette zone aura été pré-remplie pour vous, mais la valeur peut être remplacée.

Pour trouver l'ID d'un document, utilisez les fonctionnalités de recherche de l'archive. Il peut être souhaitable d'avoir une seconde fenêtre de navigateur ouverte dans laquelle effectuer cette recherche, afin de pouvoir copier/coller le code ID d'une fenêtre à l'autre.

Si vous déposez un commentaire sur un papier de l'archive, entrez son code ID dans la zone "Commentaire Sur". Si vous répondez au commentaire, entrez le code ID du commentaire auquel vous répondez dans la zone de saisie.

Pour vous assurer que vous avez tapé les codes ID correctement cliquez sur le bouton "Vérification des IDs" situé en bas de la page. Le système vous affichera alors les papiers relatifs aux codes ID afin que vous puissiez vérifier l'exactitude des codes saisis. Notez que le système ne vous permettra pas de poursuivre le dépôt si l'un des code ID saisis n'est pas valide.

Vous pouvez bien sûr laisser chacune de ces zones vide si votre article n'est pas la dernière version d'un autre, un commentaire ou une réponse. Cliquez sur le bouton "Suivant" quand vous serez sûr que l'information que vous avez saisie est correcte.

Notez que vous ne pouvez pas déposer une version plus récente d'un article qui a été déposé par quelqu'un d'autre.

Informations Bibliographiques

Le système vous demandera ensuite d'entrer les informations bibliographiques concernant votre papier. Les détails précis qui vous sont demandés varieront suivant le type de dépôt que vous avez sélectionné dans la première étape.

Chaque champ d'entrée sera précédé d'une petite explication sur le contenu attendu pour ce champ. Le nom du champ est situé à gauche de chaque zone de saisie. Si le nom du champ a un astérisque, le champ doit obligatoirement être rempli avant que l'article ne soit déposé ; les autres champs sont optionnels.

Les différents types de champs d'entrée que vous pourrez rencontrer sont les suivants:

Zones de saisie de texte.

Assez franchement, tapez-y juste les informations pertinentes, ou copiez et collez les directement depuis votre document.

Menus déroulants.

Sélectionner les options du menu déroulant les plus appropriées.

Cases à cocher.

Utilisées pour indiquer une valeur oui/non.

Listes.

Sélectionnez une ou plusieurs options appropriées dans la liste.

Suites de page.

Tapez la première page de la suite dans la case de gauche, et la dernière page dans la case de droite. Si la suite n'est constituée que d'une unique page, entrez juste le numéro de page dans la case gauche, et laissez la case de droite vide.

Noms.

Vous pouvez entrer le titre, le prénom, le nom et la lignée. Le titre et la lignée peuvent être ignorés si vous le souhaitez. Vous pouvez entrer une liste de noms. Dans ce cas, vous pouvez, si besoin est, rajouter des zones de noms supplémentaires en cliquant sur le bouton "Plus d'espace" sur la droite. Notez que les zones vides sont ignorées.

Pour supprimer des noms d'une liste, supprimer simplement le nom dans les zones appropriées et laissez les vides. Ne vous inquiétez pas si vous laissez des zones blanches au milieu de la liste; le système mettra lui-même la liste au propre.

Une fois les informations pertinentes saisies, cliquez sur le bouton "Suivant". S'il y a eu des omissions de données, le système vous expliquera ce qui ne marche pas et vous re-présentera le formulaire afin que vous le corrigiez.

Comme pour les enregistrements d'utilisateur, la plupart des navigateurs vous permettront d'utiliser la touche de tabulation pour vous déplacer d'une zone de saisie à l'autre, vous permettant ainsi d'entrer l'information plus rapidement.

Catégories de Sujets

A l'étape des catégories de sujet, vous devez sélectionner le ou les sujets de la liste qui représentent le mieux le contenu de votre papier. Merci d'essayer d'être aussi précis que possible ici, et ne sélectionnez toute une liste de catégories si vous n'êtes pas sûr, ne sélectionnez que celles dont vous êtes sûr.

Si vous pensez qu'il y a une sérieuse omission dans la liste des catégories de sujets, vous pouvez suggérer une nouvelle catégorie dans les deux zones situées sous la liste des sujets. Notez que vous ne pouvez pas attendre que l'archive soit nécessairement d'accord avec votre suggestion ; ne soyez pas offensé s'ils ne rajoutent pas votre suggestion. Cette zone n'est là que pour que vous suggériez des catégories dont vous pensez qu'elles manquent sérieusement.

Une fois, les catégories de sujets sélectionnées, cliquez sur le bouton "Suivant".

Formats de Stockage des Documents

Cette page vous offre une vue d'ensemble des documents que vous avez déposés dans l'archive. Le tableau vous montre, à gauche, la liste des formats acceptés pour le dépôt, et dans la colonne du milieu, le nombre de fichiers déposés dans chacun de ces formats.

Si vous souhaitez déposer ou supprimer un fichier existant dans un format donné, cliquez sur le bouton "Déposer/Editer" correspondant. Il vous sera alors présenté l'écran de "Dépôt de Fichier de Document" décrit dans la section suivante.

Pour effacer complètement tous les fichiers d'un format donné, cliquez sur le bouton "Effacer" correspondant.

Notez que vous devez déposer vos fichiers sous au moins un des formats apparaissant en caractères gras.

Les "Autres" formats vous permettent de déposer des document dans tout autre format que vous jugerez utile. Vous pouvez par exemple déposer des fichiers au format Microsoft Word.

Lorsque vous êtes satisfait, que tous les fichiers de documents ont été déposés, cliquez sur le bouton "Terminé" Vous aurez par la suite la possibilité de vérifier que vos dépôts ont bien fonctionné, et de revenir à cette page pour régler les problèmes éventuels.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Terminé" de cette page, le système vous donnera la page "Vérification du Dépôt" décrite à la fin de la section suivante.

Chargement des Fichiers du Document

Si aucun fichier n'a été chargé sous un format particulier, un menu de chargement s'affichera à partir duquel vous pourrez choisir comment vous souhaitez déposer vos fichiers dans l'archive.

• Fichiers Complets : Choisissez cette option si vous souhaitez déposer des fichiers présents sur votre ordinateur en l'état. Cette option doit être choisie si, par exemple, vous avez un fichier PDF sur votre disque dur. Si vous devez déposer plus d'un fichier avec cette méthode (par exemple un fichier HTML et une figure en format image .gif), alors indiquez le nombre de fichiers que vous souhaitez déposer dans la case "Nombre de fichiers à déposer".
• A partir d'un Site Web Existant : Si votre papier est déjà sur le Web, cette option vous permet d'indiquer son URL. Le logiciel d'archive copiera alors votre document depuis ce site Web. Soyez prudents avec cette option, et consultez la section "Chargement depuis un site Web existant" ci-dessous.
• Sous Forme d'une Archive ZIP / d'une Archive TAR Compressée : Votre papier peut être stocké sous la forme de plusieurs fichiers indépendants. C'est souvent le cas lorsque votre document est au format HTML et contient des figures. Ces deux options vous permettent d'utiliser les outils de compression "zip" (disponibles sur tous les systèmes d'exploitation) ou les outils "tar" et "compress" (communément utilisés sur les systèmes UNIX) pour rassembler tous ces fichiers en un seul fichier compressé.

Cliquez maintenant sur le bouton "Chargement".

Si vous avez sélectionné l'option "Fichiers complets" ou si vous chargez un fichier compressé, l'écran suivant vous permettra soit d'entrer le nom et le chemin d'accès complets du fichier document ou du fichier compressé dans la zone de saisie, soit (recommandé) de cliquer sur le bouton "parcourir..." et de sélectionner le fichier concerné à l'aide du sélecteur de fichier. Si vous déposez plus d'un fichier, il y aura un nombre correspondant de ces champs (zone de saisie+bouton parcours) à remplir.

Si vous avez sélectionné l'option "depuis un site Web existant", entrez l'URL de la première page du document ; n'entrez pas uniquement l'URL du site Web hébergeant le document, ou l'URL d'un index ou d'un sommaire. Voir section "Chargement depuis un site Web existant" ci-dessous.

Une fois saisis les noms de fichiers ou URLs, cliquez sur le bouton "Charger". Vous retournerez alors à l'écran " Chargement des Fichiers du Document" précédent.

Au moins un fichier doit être affiché en premier. Dans beaucoup de cas (par exemple PDF, PostScript) il n'y aura qu'un seul fichier ; si vous avez déposé plusieurs fichiers, vous devrez sélectionner le premier affiché. Ce doit être le premier document présenté au lecteur i.e. le fichier .html si votre document est en HTML ou la page de sommaire si votre document est découpé en plusieurs fichiers HTML. Utilisez le bouton "Montrer en premier" pour indiquer au système quel fichier doit être affiché en premier.

Les boutons "Effacer" sur la droite du tableau peuvent être utilisés pour effacer individuellement chaque fichier déposé par erreur. "Effacer tous les fichiers" nettoiera l'ensemble des fichiers (pour un format de document uniquement) afin que vous puissiez tout recommencer.

Vous pouvez continuer à déposer d'autres fichiers comme indiqué précédemment. Lorsque vous avez déposé tous les fichiers nécessaires, cliquez sur "Terminé". Cela vous ramènera à la page "Format de stockage de documents".

Chargement depuis un site Web existant

Lorsque vous donnez à l'archive l'URL où retrouver le document, l'archive stocke une copie du fichier stocké à cette URL. Si l'URL correspond à un fichier HTML, l'archive copiera également les images associées au fichier HTML et les autres fichiers HTML qui lui sont liés.

Vous devez fournir l'URL de la première page du document lui-même : pas l'URL du site Web qui l'héberge, ni celles de sommaire listant plusieurs documents, index ou résumés.

http://www.moninstitution.fr/~mapage/papier.html ET NON PAS http://www.moninstitution.fr/~mapage/

Afin d'éviter que l'archive ne tente de copier la totalité du World Wide Web en suivant chaque lien, un certain nombre de règles sont appliquées lorsque le système collecte votre document :

• Seuls les fichiers accessibles par un lien relatif sont pris en compte. Par exemple, si le HTML contient un lien vers node1.html, alors le fichier correspondant sera copié. Par contre, si le lien pointe vers http://www.unsiteweb.fr/chose.html, alors cette URL ne sera pas copiée.
• Seuls les fichiers qui sont à une profondeur égale ou supérieure dans l'arborescence du site Web sont pris en compte. Par exemple, si un lien pointe vers /index.html ou ../index.html, le fichier correspondant ne sera pas copié.

Cette méthode de chargement des papiers ne peut pas être fiable à 100%, mais elle est utilisée par l'équipe de développement de Eprints à Southampton depuis des mois, et elle fonctionne habituellement très bien.

Si quelque chose ne fonctionne pas, il vaut mieux sélectionner l'option "Effacer tous le fichiers" dans la page de "chargement des fichiers documents" et essayer une autre méthode de chargement.

Vérification du dépôt

Cette page affiche la page de résumé de votre document telle qu'elle apparaîtra dans l'archive. Vérifiez très soigneusement que toutes les informations aient été correctement enregistrées. Notez que votre papier n'apparaîtra pas dans les listes "versions disponibles" et "commentaires/réponses" au bas de la page ; c'est normal.

Vérifiez également que les fichiers documents ont été enregistrés correctement, y compris les figures et les liens. Si vous découvrez une erreur, utilisez le bouton "retour" du formulaire (et non pas celui de votre navigateur) pour revenir en arrière dans le processus de dépôt et corriger toute erreur.

Lorsque vous êtes satisfait, que tout est correct et a été correctement enregistré, et si vous avez lu, compris et approuvé l'accord situé en bas de la page, cliquez sur le bouton "Déposer" pour déposer votre papier dans l'archive. Il sera alors mis dans le "tampon" de l'archive.